Buchungsübergabe in das ERP System

Eine Thematik, die immer wieder aufkommt, ist das Zusammenspiel von der Kassenlösung SEP Bar! mit einem ERP System. Können Buchungen von der Kasse in ein ERP System übernommen werden? Wie funktioniert die Buchungsübergabe in das ERP-System?

SEP Bar! arbeitet über eine Schnittstelle mit der ERP Software Sage 100 / Office Line Evolution ideal zusammen. So können Buchungen, die in der Kasse gemacht wurden, in die ERP Lösung einfach übergeben werden. Aber wie funktioniert das?

Wichtige Voraussetzung:

  • Vollständige Hinterlegung von Konten zu den Steuerklassen, Zahlungsarten und Kassenbuchzeilen
  • Richtige Hinterlegung der Kontonummern in den Kassengrundlagen

Um Buchungen aus der Kasse in die ERP Lösung zu übergeben stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: die manuelle und die automatische Buchungsübergabe.

 Manuelle Buchungsübergabe

Sollen die Buchungen per Hand übergeben werden, so kann dies direkt in der Kasse gemacht werden. Hierzu wählen Sie das ERP-Register aus und klicken auf ERP-Buchungsübergabe – dann mit Ja bestätigen.

Mit diesem Vorgang wir eine Textdatei als Übergabedatei standardisiert in ein definiertes Verzeichnis übergeben.

Automatische Buchungsübergabe

Wenn die Buchungsübergabe automatisiert am Tagesabschluss erfolgen soll, so kann das im SEP-Bar! Administrator auf die automatische Übergabe eingestellt werden.

Im SEP-Bar! Administrator wählen Sie den Punkt Optionen aus und dort den Punkt ERP-Datenabgleich. In diesem Breich setzen Sie vor „Buchungsübergabe beim Beenden“ ein Häkchen und bestätigen diese Auswahl mit Speichern. Damit haben Sie die automatische Belegübergabe aktiviert und die Buchungen werden automatisch nach Beenden der Kasse in die ERP Software als Textdatei (Übergabedatei) in die ERP Software in ein vorher definiertes Verzeichnis übertragen.

Buchungsimport

Nachdem die Buchungsübergabe manuell oder automatisch erfolgt ist, müssen diese Buchungen in die Sage 100 bzw. Office Line importiert werden.

Hierzu wählen Sie im Hauptmenü unter Buchungserfassung den Punkt Buchungsimport aus.

Im Buchungsimport-Assistenten wählen Sie die Importdatei und die Importdefinition SEP Bar! aus und bestätigen mit Weiter.

Nun öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie nun die Buchungsperiode auswählen und bei buchen und sofort verarbeiten ein Häkchen setzen. Wenn Sie Vollständige Vorschlag mit einem Häkchen versehen, werden Ihnen alle Buchungen angezeigt. Mit Importieren bestätigen Sie die Auswahl.

Nun werden die übergebenen Buchungen in die Sage 100 bzw. Sage Office Line importiert. Es erscheint nun ein Informationsfenster mit Angabe der übernommenen Datensätze aus der Importdatei und ggf. auch Information über mögliche Fehler in den Datensätzen.

Um nachzuvollziehen zu können um welchen Fehler es sich handelt, klicken Sie auf den Button Vorschau.

Die dann angezeigte Liste gibt Ihnen einen Übersicht der Buchungen, die im Import berücksichtigt wurden. Hier wird auch ein etwaiger Fehler angeführt. In diesem Fall handelt es sich um ein fehlendes Konto in der Sage 100 bzw. Sage Office Line, welches im Kontenstamm ergänzt werden muss, um die Buchung korrekt übernehmen zu können.

Nach Anlage des neuen Kontos wiederholen Sie den Vorgang des Buchungsimportes. Nun werden alle Datensätze als korrekt erkannt und in die ausgewählte Periode verbucht. Bestätigen Sie nun mit OK.

Es wurde eine Buchungssitzung erzeugt, die in der Sitzungsübersicht der jeweiligen Periode aufscheint.

Mit einem Doppelklick auf die Sitzungszeile kommen Sie direkt in die Buchungserfassung und hier sehen Sie eine Auflistung der Buchungszeilen.

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