Zum Ende des Jahres ist das Erstellen des Jahresbeleges für jede Registrierkasse verpflichtend. Mit diesem Beleg überprüft das Finanzamt, ob der Manipulationsschutz in Ihrer Kasse gegeben ist. Der Jahresbeleg ist gleichzeitig der Monatsbeleg für Dezember. Natürlich ist der Jahresbeleg – wieder jeder andere Monatsbeleg – ein Nullbeleg. Der Jahresbeleg (=Monatsbeleg Dezember) ist bis zum 31. Dezember des Kalenderjahres und nach dem letzten Barumsatz zu erstellen.
Falls Sie ein Geschäft betreiben, dass über Mitternacht des 31.12. hinaus Barumsätze erwirtschaftet, dann kann der Jahresbeleg nach dem letzten Barumsatz des 31.12. und unmittelbar vor Beginn des folgenden Geschäftstages erstellt werden. Aber nur, wenn in Ihrer Buchhaltung diese Umsätze auch noch dem „alten“ Jahr zugerechnet werden.
Wie funktioniert nun das Erstellen des Jahresbeleges? Im Folgenden möchte ich die Vorgehensweise Schritt für Schritt erklären.
Erstellen des Jahresbeleges
Starten Sie die Kasse SEP Bar!
Nun muss ein Nullbeleg erzeugt, gedruckt und geprüft werden. Für die Prüfung und Übermittlung des Jahresbeleges an FinanzOnline benötigen Sie ein Smartphone und die entsprechende Belegcheck-App des BMF, welche Sie im Goggle Play Store (für Android) oder im App Store (für Apple) finden und auf Ihrem Smartphone installieren müssen.
Wechseln Sie nun zum Register RKSV und klicken Sie dann auf den Button Nullbeleg erzeugen.
Nun erfolgt vom System eine Rückfrage, ob Sie den Beleg erstellen möchte und dies bestätigen Sie mit Ja.
Nun wird der Nullbeleg bzw. Jahresbeleg erstellt. Achtung: der Ausdruck dieses Jahresbeleges ist lt. BAO (Bundesabgabeordnung) 7 Jahre aufzubewahren.
Jahresbeleg prüfen
Dieser Beleg muss jetzt mit der Belegcheck-App auf Ihrem Smartphone geprüft werden. Dabei gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Starten Sie die Belegcheck-App auf Ihrem Smartphone
- Scannen Sie nun den QR-Code
- Geben Sie den Authentifizierungscode ein, der bei der Registrierung der Registrierkasse über FinanzOnline vergeben wurde.
- Tippen Sie auf Anmelden
Wird Ihnen die erfolgreiche Prüfung mit dem grünen Häkchen angezeigt, ist der Vorgang abgeschlossen und die vorgeschriebene Meldung beim Finanzamt erfolgt.
Falls es zu einem Fehler kommt, wiederholen Sie den Vorgang und überprüfen Sie dabei unbedingt die Eingabe des Authentifizierungscodes nochmals.
Damit ist die vorgeschriebene Überprüfung des Manipulationsschutzes Ihrer Registierkasse erfolgt und Sie können am ersten Geschäftstag die Kasse in gewohnter Weise verwenden.
Anmerkung: Die Überprüfung des Jahresbeleges muss spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres erfolgen.
Tipp: Vergessen Sie nicht, das Datenerfassungsprotokoll zu sichern und zu archivieren!
Diese Funktion finden Sie im Register RKSV. Drucken Sie den Butten DEP exportieren und bestätigen Sie die folgende Systemmeldung mit Ja.
Damit haben Sie die Sicherungsdatei am Desktop abgelegt und können diese dann in einem beliebigen Ordner oder einem Datenträger verschieben.